Administrar Recursos

INNOVATION PROJECT MANAGEMENT

DESCRIPCIÓN Y OBJETIVO

La gestión de proyectos (project management) es el proceso por el que se organizan y administran los recursos de manera que se pueda culminar el trabajo requerido en un proyecto.

Un proyecto, tomando la definición de la norma internacional ISO 10.0006 es un “proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, los cuales incluyen los compromisos de plazos, costes y recursos”.

La gestión de proyectos es una disciplina tan antigua como la construcción y la humanidad, pero es a mediados del siglo XX cuando se empiezan a desarrollar metodologías para su aplicación y empiezan a surgir modelos de certificación, programas de formación, etc., que hacen de la gestión de proyectos una profesión, la de “project manager”, que cuenta con sus propias asociaciones de profesionales en todo el mundo.

Los proyectos de innovación, tienen una serie de características específicas que los hacen diferentes de cualquier otro tipo de proyecto, como son[1]:

  • emanan de estrategias competitivas de la organización;
  • se orientan a la obtención y/o aplicación de conocimientos, a la creación de un prototipo o a la innovación de productos, procesos o servicios;
  • sus actividades comprenden la asimilación, investigación, desarrollo, innovación y explotación de tecnologías;
  • presentan un alto grado de incertidumbre y puede derivar en un resultado no esperado;
  • utilizan un control contable específico

La gestión de proyectos de innovación es pues el proceso de gestión de proyectos que tiene en cuenta las características específicas de los proyectos de innovación.

[1] Norma NMX-GT-002-IMNC-2008, Gestión de la Tecnología-Proyectos Tecnológicos-Requisitos

GESTION DE PROYECTOS

La gestión de proyectos incluye la administración de todas las actividades necesarias para la realización de un proyecto, incluyendo los recursos invertidos en el mismo, así como la implantación, promoción y difusión, en un proceso continuo hasta alcanzar los objetivos planteados.

En el desarrollo de un proyecto hay cuatro etapas principales que son: definición, planificación, ejecución y control, finalización y cierre.

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Para cada una de esas etapas se establecen las actividades a desarrollar y controlar y que son:

Definición

Hay que definir la misión, propósito, idea a desarrollar y/o problema a resolver por el proyecto.

Clarificar los objetivos del proyecto y los límites del mismo, de acuerdo con el objetivo interno o el objetivo del cliente.

Planificación

La planificación del proyecto incluye las siguientes actividades

  • Descomposición del proyecto en actividades, definiendo etapas y tareas concretas. La definición de actividades dependerá de la complejidad y tipo de proyecto
  • Definición de la estructura organizativa: asignación de responsables y de personal ejecutor del proyecto, asegurando que sea suficiente para cumplir con los objetivos del proyecto.
  • Estimación de la duración, recursos y costes de cada fase.
  • Planificación en red: indicando la interacción entre las diferentes actividades, a través de un diagrama de Gantt por ejemplo.
  • Plan de control: Se definirán los criterios de calidad y los procesos de verificación, revisión y validación necesarios para asegurar la calidad del proyecto en su conjunto.
  • Gestión de riesgos: se definirán los riesgos potenciales con la evaluación de impacto y probabilidad, así como las posibles medidas para minimizar esos riesgos.

Ejecución y control

Durante la ejecución del proyecto se debe tener un control exhaustivo del mismo, incluyendo los procedimientos para preparar, recoger, identificar, clasificar, distribuir, grabar, actualizar, archivar, y recuperar información.

La información generada debe ser distribuida entre todos los participantes.

Debe tenerse en cuenta que habrá variaciones entre los planes y los hechos, aspecto que es especialmente importante en los proyectos de innovación. Hay que definir los que se consideran desviaciones aceptables y no aceptables y como se van a gestionar los cambios (toma de decisiones en los puntos de control planificados).

Se deben documentar y justificar todos los cambios de planificación y de ejecución realizados.

Finalización y cierre

Al terminar el proyecto y proceder al cierre del mismo, el responsable debe hacer un informe que compruebe el cumplimiento de los objetivos propuestos, así como los resultados financieros y el cierre administrativo del mismo.

Otro aspecto importante en los proyectos de innovación como la protección de la propiedad intelectual de los resultados se comenta en el epígrafe siguiente.

ESPECIFICIDADES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INNOVACIÓN

La gestión de  proyectos de innovación tiene una serie de especificidades frente a los proyectos convencionales que se destacan a continuación:

  • Financiación de la innovación. Los programas de ayudas financieras al desarrollo de proyectos de innovación obligan a la empresa a definir el proyecto para la solicitud de las ayudas, teniendo en cuenta algunos aspectos clave como la inclusión de la información sobre el estado de la técnica, la aportación del proyecto tecnológico a este estado de la técnica y la viabilidad del mismo. La justificación posterior de los proyectos obliga también a la empresa a llevar una gestión exhaustiva del mismo de cara a poder justificar los gastos incurridos y los resultados obtenidos (se ajusten o no a los planteados inicialmente).
  • Colaboración y confidencialidad. La mayoría de las veces los desarrollos innovadores necesitan de la aportación de conocimiento que puede encontrarse en varias empresas, universidades, centros tecnológicos etc. Esto obliga a trabajar en colaboración y a mantener la confidencialidad sobre los resultados que se van obteniendo por las diferentes partes.
  • Protección de resultados. Los resultados obtenidos por el proyecto pueden protegerse con el objetivo de prohibir a otros la copia de la tecnología desarrollada. La protección de la propiedad intelectual de un desarrollo puede hacerse a diferentes niveles (patentes, modelos de utilidad), así como en diferentes ámbitos: nacional o internacional. [1]

NORMALIZACIÓN DE LA GESTION DE PROYECTOS DE INNOVACIÓN

En México existe una norma perteneciente a la familia de normas de Gestión de la Innovación que define los requisitos de los proyectos tecnológicos, es la norma NMX-GT-002-IMNC-2008.

Aunque la norma no pretende crear un formato único para la redacción de proyectos tecnológicos, si quiere “Servir de marco de referencia para ayudar a las organizaciones a Ia gestión de proyectos tecnológicos, que implica: Ia administración del proyecto, Ia protección intelectual, Ia implantación, promoción y difusión. Esta gestión es aplicable a cualquier proyecto tecnológico, sin importar su complejidad, tiempo planificado de ejecución o área de aplicación”.

[1] Las modalidades de protección en materia de propiedad intelectual están reguladas por Ia Ley de Ia Propiedad Industrial, Ia Ley Federal del Derecho de Autor, Ia Ley Federal de Variedades Vegetales, y los tratados internacionales de que México es parte.

LINKS

http://www.imnc.org.mx/tiendaenlinea/gestion-de-la-tecnologia/26-nmx-gt-001-imnc-2007.html

PALABRAS CLAVE

Gestión de la innovación, gestión proyectos, planificación

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Todo proyecto se tiene que planificar, sea cual sea su tamaño o su tipología.

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